Step by Step: Burocrazie

PRESENTAZIONE DEL PROGETTO

L’ente locale leader deve:

  • predisporre i formulari (presentazione
  • ente proponente, progetto tecnico e
  • piano economico-finanziario) e relativi
  • allegati
  • • raccogliere documentazione richiesta e
  • lettera di adesione al progetto da parte
  • dei partner
  • • inviare la documentazione alla Direzione
  • Generale della Commissione Europea e/
  • o all’Agenzia nazionale competente, con
  • lettera di accompagnamento sottoscritta
  • dal legale rappresentante dell’ente
  • All’atto del ricevimento, la CE attribuisce al progetto un
  • numero ufficiale per le comunicazioni

APPROVAZIONE UFFICIALE

L’approvazione da parte della Commissione Europea viene notificata all’ente locale leader del progetto da parte della Direzione Generale competente con una specifica comunicazione

  • Con una delibera di Giunta (o di Consiglio nel caso di progetti pluriennali):
  • si prende atto dell’approvazione del progetto e del finanziamento da parte della CE
  • si approva il progetto e la sua attuazione
  • si approva lo schema del contratto ente locale /Commissione
  • si indicano i partner nazionali e internazionali e le relative quote di finanziamento spettanti
  • si indicano i capitoli di entrata e di spesa in cui va previsto l’intero finanziamento comunitario
  • Nel caso in cui la propria quota di finanziamento al progetto non sia stata prevista nel bilancio, si provvede alla variazione di  Bilancio necessaria

DETERMINA DIRIGENZIALE

Con questo atto il Dirigente responsabile del
progetto:

  • accerta su apposito capitolo in entrata la quota annuale del finanziamento comunitario (comprensivo delle quote dei partner)
  • impegna nell’apposito capitolo di spesa (beni e servizi), dedicato all’attuazione del progetto la quota annuale spettante al leader e capitolo diverso (trasferimenti) la quota spettante ai partner
  • provvede agli affidamenti relativi alle forniture di beni e servizi necessari all’attuazione del progetto, per la somma impegnata nel proprio bilancio

STIPULA DEL CONTRATTO

Il contratto tra la Commissione Europea e l’ente locale leader del progetto, sottoscritto dal Dirigente di Settore responsabile del progetto, contiene:

  • informazioni relative all’oggetto del contratto (durata, disposizioni amministrative, modalità di pagamento, controllo finanziario, reportistica, diffusione dei risultati)
  • riferimenti bancari del beneficiario (banca, conto corrente, codice CAB, ABI, BIC – Bank International Code)

STIPULA CONVENZIONE

La convenzione tra l’ente locale leader e i partner del progetto, sottoscritta dal Dirigente del Settore responsabile, definisce:

  • le modalità e i tempi di attuazione della parte di progetto che ogni partner si impegna a realizzare
  • le modalità e i tempi di trasferimento della quota di finanziamento comunitario spettante ad ogni partner
  • le coordinate bancarie dei partner

Il contratto di finanziamento subsidy contract

Il lead partner (LP) deve sottoscrivere il contratto di sovvenzione con l’autorità di gestione del programma. Il contratto stabilisce i doveri del capofila e le regole che devono essere rispettate, quali per esempio gli obblighi relativi alle attività di reporting, di rendicontazione di richiesta del rimborso delle spese e il rispetto dell’according plan e del piano finanziario.

Nel contratto sono inoltre specificati:

  • la durata del progetto (con particolare specifica della data di avvio e quella di conclusione);
  • il costo totale del progetto, con relativa percentuale di finanziamento comunitario e relative modalità per l’accredito;
  • le scadenze ed i report gestionali, tecnici e finanziari da produrre alla Commissione al fine di fornire le informazioni relative l’andamento del progetto stesso.

Inoltre, il project leader ed i partner del progetto dovranno accettare che i Revisori dei Conti dell’Unione Europea o altri organismi autorizzati possano verificare l’effettiva utilizzazione del contributo finanziario.

Il budget diventa uno dei termini contrattuali,

esso deve essere rispettato in ogni sua previsione. Tra le regole da rispettare  esiste quella relativa all’obbligo di spendere l’ammontare di risorse annuo dichiarato nel budget, onde evitare il disimpegno delle risorse.

Si richiede un forte controllo da parte del LP, affinché tutti i partner del progetto  siano  nelle condizioni di poter sostenere e liquidare i costi relativi alle attività di competenza.

NB: se  un Partner sparisce col finanziamento, sarà il  LP a rimborsare la CE.

L’accordo di partenariato Dopo la firma del contra/o di finanziamento, che da avvio alle a5vità del progetto, il Lead partner proced re alla definizione dell’accordo di partenariato (Partnership Agreement) la convenzione che regola i rapporti tra il LP e i partner. L’accordo è personalizzato a seconda delle esigenze del progetto.

Nei progetti scientifici o di ricerca  (es. VII PQ) l’accordo di partenariato diventa «accordo consortile», firmato da tutti i partner nel consorzio.

L’accordo riguarda:

a) l’organizzazione interna del consorzio;
b) la ripartizione del contributo finanziario della comunità;
c) le regole sulla diffusione, valorizzazione e diritti di accesso, nonché le  regole relative a disposizioni pertinenti della convenzione di sovvenzione;
d) la composizione di controversie interne, inclusi i casi di abuso di potere; e) i patti tra i partecipanti in materia di responsabilità, indennizzo e riservatezza.

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